Praca biurowa, a szczególnie ta wymagająca głębokiego skupienia (np. programowanie) może być wymagająca, a jej efektywność zależeć od wielu czynników takich wysoki komfort pracy, dbanie o zdrowie, porządek czy skuteczne zarządzanie czasem.
Poniżej niektóre aspekty z różnych dziedzin, które mogą pomóc zwiększyć produktywność w pracy przy biurku (komputerze) niezależnie czy mówimy o pracy stacjonarnej, czy zdalnej.
Warunki w pomieszczeniu
Zalecana temperatura w pomieszczeniu pracy powinna wynosić około 20-22 stopni Celsjusza - ja preferuję tę wyższą wartość, gdyż siedzenie przy biurku nie jest aktywną czynnością dla ciała, więc możemy szybciej odczuwać chłód.
Wilgotność powinna mieścić się w przedziale 40-60%.
Duże odchyły od tych wartości mogą pogarszać jakoś powietrza, co ułatwia namnażanie bakterii i wirusów czy nawet (w przypadku zbyt wysokiej wilgotności) grzybów i pleśni.
Warto również pamiętać o regularnym wietrzeniu pomieszczenia, co pozwoli na dostarczenie świeżego powietrza i zmniejszenie ryzyka chorób układu oddechowego. Brak wietrzenia może prowadzić do gromadzenia się dwutlenku węgla (CO2) w powietrzu, co może mieć wpływ na naszą senność i zdolność do skupienia. Wdychane w dużych ilościach dwutlenek węgla może prowadzić do osłabienia koncentracji i spowolnienia reakcji, co może utrudniać wykonywanie codziennych obowiązków. Należy jednak pamiętać, by nie przesadzać z wietrzeniem, gdyż zbyt duża zmiana temperatury może być szkodliwa dla organizmu i utrudniać skupienie.
Regularne przerwy
Regularne przerwy od biurka i komputera są niezwykle ważne dla naszego zdrowia i wydajności. Pozwalają na odpoczynek dla naszego mózgu i ciała, co przekłada się na lepszą koncentrację i większą efektywność podczas pracy. Zaleca się, żeby co jakiś czas robić przerwy, trwające około kilkanaście minut. Można wówczas wstać, rozprostować się, wykonać kilka prostych ćwiczeń rozciągających lub po prostu odpocząć. Regularne przerwy pozwolą również na zmniejszenie ryzyka wystąpienia problemów zdrowotnych związanych z pracą przy komputerze, takich jak bóle kręgosłupa czy choroby oczu. Pamiętajmy więc, by nie zapominać o przerwach w pracy, gdyż są kluczowe dla naszego zdrowia więc i dla wydajności.
Można sobie pomóc techniką Pomodoro - to metoda zarządzania czasem, w której praca jest podzielona na krótkie okresy, zwane “pomodoro”, trwające około 25 minut, po których następuje krótka przerwa trwająca około 5 minut. Po 4 takich “pomodoro” przewidziana jest dłuższa przerwa trwająca około 15-30 minut. Celem tej techniki jest zwiększenie skupienia i efektywności pracy poprzez regularne odpoczynki.
W Polsce w przypadku pracy przy komputerze przepisy przewidują, że pracownik ma prawo do jednej przerwy trwającej co najmniej 15 minut w ciągu dnia pracy trwającej co najmniej 6 godzin oraz 5-minutową przerwę po każdej godzinie korzystania z monitora ekranowego. W przypadku pracy w godzinach nadliczbowych pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy trwającej co najmniej 15 minut. Oprócz tego przepisy przewidują również przerwę na posiłek dla pracowników pracujących dłużej niż 6 godzin w ciągu dnia.
Nawodnienie
Nawodnienie organizmu jest niezwykle ważne dla naszego zdrowia i dobrego samopoczucia. Woda pełni wiele ważnych funkcji w naszym organizmie, m.in. transportuje składniki odżywcze, reguluje temperaturę ciała czy usuwa zbędne produkty przemiany materii. Dlatego ważne jest, by dostarczać odpowiednią ilość wody do organizmu, aby utrzymać prawidłowe funkcjonowanie organizmu. Zaleca się, by dziennie wypijać około 2 litrów wody dla osoby dorosłej. Można to osiągnąć poprzez picie wody w ciągu dnia oraz poprzez spożywanie produktów, które zawierają dużo wody, takich jak owoce czy warzywa. Warto raz sobie policzyć w ciągu dnia ile płynów spożywamy, gdyż wiele osób pije zbyt mało.
Brak odpowiedniego nawodnienia może powodować nawet kamicę nerkową, która sprawia ogromny ból. Picie odpowiedniej ilości wody może pomóc rozpuszczać kamienie nerkowe i zapobiegać ich tworzeniu się. Osoby z podwyższonym ryzykiem tworzenia się kamieni nerkowych powinny pić szczególnie dużo wody, aby rozcieńczyć substancje, które mogą prowadzić do tworzenia się kamieni.
Ważne, by nawadniać organizm szczególnie w okresach wysokich temperatur czy podczas wysiłku fizycznego. Woda jest niezbędna dla naszego zdrowia i dobrego samopoczucia, dlatego warto o nią dbać.
Wzrok
Dbając o wzrok podczas pracy przy komputerze, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Przede wszystkim, ważne jest odpowiednie ustawienie stanowiska pracy, tak by monitor znajdował się w odległości około 50-70 cm od oczu i był umieszczony na wysokości wzroku. Dobrze jest również zadbać o odpowiednie oświetlenie pomieszczenia, unikając bezpośredniego nasłonecznienia monitora lub oślepienia odbijającym światłem.
Dla oczu pozytywnie wpłyną powyższe porady dotyczące wietrzenia, wilgotności oraz przerw i nawodnienia.
W przypadku dłuższego przebywania przed ekranem warto robić częste przerwy, w trakcie których można wykonać kilka prostych ćwiczeń rozciągających dla oczu, takich jak np. mruganie, obracanie gałek ocznych czy patrzenie w dal (najlepiej przez okno). W przypadku długotrwałych problemów z oczami lub wystąpienia niepokojących objawów warto skonsultować się z lekarzem okulistą.
Dodatkowo można skorzystać z:
- okularów z odpowiednimi filtrami takimi jak filtr światła niebieskiego - ja takie mam
- aplikacji przypominającej o przerwach - ja korzystam z archaicznego już FadeTop
- wizyt kontrolnych u okulisty - nawet jak nie odczuwamy pogorszenia wzroku (większość osób, zanim się nie zbada, nie wie, że ma wadę wzroku)
- trybu/aplikacji wyświetlania nocnego - szczególnie o wieczornej porze, dostępny praktycznie w każdym nowoczesnym systemie
Kwestią sporną jest czy używać trybu jasnego czy ciemnego w aplikacjach.
W pracy (czyli za dnia) preferuję light mode, gdyż jest bardziej naturalny - czarne na białym jak na papierze, lepiej mi się czyta, a z rana rozbudza.
Po pracy gdy siadam do komputera wieczorem, próbuję zmuszać się do dark mode, co wydaje się być zdrowsze o tej porze dnia. O dark mode można więcej przeczytać w artykule: Is Dark Mode Good For Your Eyes?.
Nasze oczy są bardzo ważnym narządem i należy o nie odpowiednio dbać, szczególnie w przypadku długotrwałej pracy przy komputerze, czy nawet czytania książek i dokumentów z niewielkiej odległości.
Zasada 20-20-20
To prosta technika stosowana w celu ochrony oczu przed zmęczeniem, które może wystąpić podczas długotrwałej pracy przed ekranem komputera, telefonem lub innym urządzeniem elektronicznym. Jest to szczególnie przydatne w erze cyfrowej, gdzie wiele osób spędza dużo czasu przed ekranami.
Zasada polega na tym, aby co 20 minut:
- Przerwać pracę i oderwać wzrok od ekranu.
- Spojrzeć na coś oddalonego o 20 stóp (około 6 metrów) – może to być obiekt za oknem, w pokoju lub po prostu przestrzeń w oddali.
- Skupić wzrok na tym obiekcie przez co najmniej 20 sekund.
Zasada ta pomaga zmniejszyć napięcie mięśni oka, które odpowiedzialne są za skupienie wzroku na bliskich obiektach (np. ekranie), co może prowadzić do tzw. „cyfrowego zmęczenia oczu”. Dzięki regularnym przerwom można uniknąć suchości oczu, bólu głowy i ogólnego dyskomfortu związanego z długotrwałym patrzeniem na ekran.
Mysz pionowa
Myszy pionowe, zwane również myszkami ergonomicznymi, są specjalnie zaprojektowane, aby pomóc w utrzymaniu prawidłowej pozycji dłoni podczas pracy przy komputerze. Myszy tego typu mają unikalny kształt, który pozwala na trzymanie ich w pozycji pionowej, co zmniejsza nacisk na dłoń i przynosi ulgę w bólu i zmęczeniu mięśni. Dodatkowo, myszy tego typu mogą pomóc w zmniejszeniu ryzyka rozwoju chorób związanych z pracą przy komputerze, takich jak zespół cieśni nadgarstka.
Warto rozważyć zastosowanie myszy pionowej, jeśli pracujesz przy komputerze przez długi czas lub jeśli masz problemy z dłoniami, albo miałeś jakiś uraz ręki. W moim przypadku doznałem znacznej ulgi. Odkąd używam takiej myszki, nie odczuwam już bólu nadgarstka, a wcześniej pojawiał się regularnie - zwykle pod koniec tygodnia pracy.
Porównanie ułożenia kości przedramienia dla myszy pionowej i tradycyjnej
Minusem jest nieco mniejsza precyzja (szczególnie na początku), więc takie myszki nie nadają się np. do dynamicznych gier takich jak w Counter-Strike itp.
Higiena, czyli porządek
Zasady ergonomii i porządek w wielu kwestiach przyczyniają się do lepszej wydajności, a także wprowadzają pozytywną atmosferę i pozwalają na lepsze skupienie się na wykonywaniu zadań.
Przy biurku warto mieć tylko potrzebne rzeczy, pozostałe nie powinny być w zasięgu naszego wzroku podczas korzystania z komputera. Blat powinien być czysty. Dzięki temu nic nie będziesz nas rozpraszało.
W komputerze również warto dbać o czystość:
- porządek i organizacja na pulpicie - niepotrzebne pliki powinny zniknąć
- w tle nie powinny działać żadne zbędne aplikacje, które mogą zakłócać naszą uwagę czy nawet pracę samego komputera
- wdrożyć zasady zero inbox/list - np. w przypadku poczty email polega to na czyszczeniu skrzynki odbiorczej, czyli gdy nie mam nic do odpisania lub przeczytania lista ta jest pusta
Open space nie dla każdego
Open space, czyli przestrzeń otwarta, pozwala na łatwiejszą komunikację między pracownikami oraz umożliwia lepszą koordynację pracy w zespole. Jednak mimo coraz większej popularności, taki styl pracy nie jest dobry dla każdego. Osoby, które potrzebują więcej ciszy i skupienia np. programiści, mogą mieć trudności z koncentracją w hałaśliwym otoczeniu open space.
Również pracownicy, którzy pracują z wykorzystaniem słuchawek lub z dokumentami wrażliwymi, mogą mieć trudności z zachowaniem prywatności i bezpieczeństwa danych w przestrzeni open space. Open space może też prowadzić do większej liczby interakcji między pracownikami, co może być korzystne dla niektórych, ale dla innych może prowadzić do wyczerpania i stresu.
Dlatego, przed wyborem open space jako rozwiązania przestrzennego, warto rozważyć indywidualne potrzeby pracowników i zastanowić się, czy taki styl pracy będzie odpowiedni dla nich oraz dla charakteru pracy, jaką wykonują. Alternatywą dla open space jest przestrzeń zamknięta, taka jak gabinety, co pozwala na zachowanie prywatności i skupienia.
Znaj swoje narzędzia
Aplikacje i systemy, które wykorzystujemy na co dzień, warto poznać lepiej, aby efektywniej z nich korzystać. Znacznym przyspieszeniem pracy będzie nauka skrótów klawiszowych - na każdą wielokrotnie wykonywaną czynność przeważnie przewidziany jest jakiś skrót.
Komunikacja w zespole
W przypadku komunikacji w zespole najbardziej podstawowe zasady to:
- Odpowiedni wybór kanału: może to być np. telefon, sms, chat, email, spotkanie. W zależności od pilności, wielkości i specyfiki tematu należy skorzystać z odpowiedniego środka. Np. w przypadku sprawy, która może poczekać można napisać email, a jeżeli coś wymaga natychmiastowej reakcji, to pewnie trzeba wybrać kontakt telefoniczny.
- Napisz od razu, o co chodzi: w przypadku kontaktu należy zawrzeć temat problemu od razu w pierwszej wiadomości, żeby odbiorca mógł się przygotować np. do spotkania, które chcesz umówić. Więcej tutaj: NoHello
- Dodaj coś od siebie, routing: kiedy przekazujesz temat innej osobie np. w wątku mailowym czy zadaniu w systemie zarządzania projektami napisz swoje wnioski, opisz jak zrozumiałeś problem - nie każ kolejnej osobie badać na nowo i powielać pracy, którą już wykonałeś.
Zmieniasz status taska, lub przepisujesz do innej osoby? Zostaw notatkę dlaczego. Nie bądź routerem. - Nie odpowiadaj od razu: nie musisz, może poczekać, jeżeli nie to zadzwonią. Lepiej dokończyć obecne zajęcie czy myśl niż rozpraszać uwagę na szybkim odpisywaniu komuś.
- Czas niedostępności: wydziel ramy czasowe skupienia w trakcie dnia i zakomunikuj innym, w tym czasie odrzucasz wszelkie prośby o kontakt i możesz spokojnie zająć się pracą bez przerywania.
Czas pracy
Nie bez powodu godziny biurowe czy szkolne to zakres 8:00 - 16:00. Wtedy mamy najwięcej energii w ciągi dnia i pracodawcy czy wykładowcy o tym wiedzą. Warto trzymać się tych ram jeżeli zależy nam na efektywności, samopoczuciu i dobrym czasie reakcji.
Sama długość czasu pracy nie powinna przekraczać 8 godzin, aby zachować tzw. work-life balance. Dłuższa praca może prowadzić do zmęczenia, znużenia, stresu i wypalenia zawodowego, co ostatecznie wpłynie negatywnie na wydajność. Badania wykazują, że pracownicy, którzy pracują więcej niż 40 godzin tygodniowo, mają większe ryzyko chorób serca, depresji i innych chorób związanych ze stresem.
Przydatnym aspektem jest ustalenie ram czasowych na koncentrację (czyli wspomniany czas niedostępności) i rzeczy płytkie takie jak odpisywanie na maile. Dzięki będziemy mogli skupić się na rzeczach trudnych oraz zdążymy załatwić codzienne proste sprawy.
Eliminuj rozpraszacze
- Ustal sobie cele i priorytety: określ, co jest ważne, i skup się na tym.
- Dokończ jedno zadanie, a dopiero potem przejdź do następnego.
- Duże zadania podziel na mniejsze.
- Wyłącz niepotrzebne aplikacje w danej chwili.
- Sprawdzaj skrzynkę pocztową i inne tylko w ustalonym czasie.
- Wyłącz powiadomienia.
- Jeżeli możesz, to wyłącz nawet internet (szczególnie na smartfonie).
- Skorzystaj ze wspominanej wcześniej metody Pomodoro (25 minut skupienia, 5 minut przerwy) - szczególne gdy jest Ci ciężko zacząć pracę nad trudnym zadaniem.
Warto sprawdzić możliwości trybów skupienia w telefonie czy innych urządzeniach. U mnie są to:
- Sen (ustalone godziny)
- Praca (również ustalone godziny)
- Jazda (gdy telefon połączy się z samochodem)
- Nie przeszkadzać (włączany ręcznie np. gdy czytam książki)
Pozwala to na kontrolę powiadomień z aplikacji oraz od wybranych osób.
Prozdrowotne gadżety do biura
Prócz myszy pionowej istnieje jeszcze kilka gadżetów, dzięki którym lepiej zadbamy o nasze zdrowie i samopoczucie podczas pracy biurowej. Mimo że posiadają wiele zalet, to większość z nich zajmuje sporo miejsca, więc nie każdy może sobie na nie pozwolić.
Biurko do pracy stojącej
Pozwala na zmianę pozycji ciała i pracę w pozycji stojącej, co może pomóc zmniejszyć ryzyko bólu pleców i innych dolegliwości związanych z siedzącym trybem życia. Podczas korzystania należy unikać stania na jednej nodze. Ważne, aby monitor i klawiatura nadal były na odpowiednich wysokościach. Dostępne są produkty z regulacją wysokości, zatem w zależności od potrzeb można pracować na stojąco i na siedząco. Sam z takiego korzystam. Polecam od razu wybrać z regulacją elektryczną.
Bieżnia pod biurko
Jest uzupełnieniem biurka do pracy stojącej. Umożliwia użytkownikowi chodzenie podczas pracy, co pozwala na zachowanie aktywności fizycznej zamiast długotrwałego siedzenia bądź stania przy biurku. Wymaga przyzwyczajenia oraz może utrudniać prace wymagające dłuższego skupienia. Może pomóc w zmniejszeniu ryzyka bólu pleców i kręgosłupa, a także pobudzeniu krążenia krwi i przemiany materii.
Rowerek pod biurko
Umożliwia pedałowanie podczas pracy. Może pomóc w utrzymaniu kondycji fizycznej, zwiększeniu poziomu energii i koncentracji, a także zmniejszeniu ryzyka chorób związanych z brakiem aktywności fizycznej. Powinien zmieścić się pod większością biurek bez półki na klawiaturę.
Poduszka sensoryczna
Poduszka sensoryczna do siedzenia dynamicznego wymusza dodatkowe mikro ruchy podczas długich godzin siedzenia przed biurkiem. Posiada wbudowane wypustki, które umożliwiają ruchy dynamiczne podczas siedzenia, co pozwala na pobudzenie mięśni brzucha, pleców i nóg. Można na niej siedzieć lub podeprzeć odcinek lędźwiowy kręgosłupa.
Smartwatch lub smartband
W dobie nowoczesnych technologii smartwatche i smartbandy stały się nie tylko symbolem stylu, ale też wszechstronnym narzędziem dbania o zdrowie. Jednym z kluczowych zastosowań tych urządzeń jest funkcja przypominania o konieczności wstania czy podjęcia aktywności. Takie powiadomienie może być kluczem do utrzymania dobrej kondycji i zapobiegania dolegliwościom związanym z siedzącym trybem życia. Poza tym smartwatche monitorują tętno, jakość snu, ilość kroków czy poziom tlenu we krwi. Wszystkie te funkcje zachęcają do bardziej świadomej dbałości o zdrowie.
Podsumowanie
Higiena i wydajność pracy biurowej to pozornie niewielkie, ale w długim okresie czasowym kluczowe elementy, które warto brać pod uwagę, aby utrzymać zdrowie i dobre samopoczucie podczas wykonywania swoich zadań i projektów. Warunki w miejscu pracy i inne wymienione zagadnienia pomagają w zwiększeniu skupienia, zmniejszeniu stresu i ryzyka wystąpienia problemów związanych z pracą przy komputerze oraz szybszym wyszukiwaniu informacji co zwiększa nasz potencjał.